TIETOSUOJASELOSTE

Voimassa 1.6.2025 lähtien ja voimassa toistaiseksi. Nattarin Huolto Oy pidättää oikeuden muuttaa käyttöehtoja tarpeen mukaan, esimerkiksi lainsäädännön tai palvelukäytäntöjen muuttuessa.

Asiakirjan tarkoitus

Tämä tietosuojaseloste toimitetaan asiakastaloyhtiölle tiedoksi ja käytettäväksi taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden informoimisessa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 13 ja 14 artiklojen mukaisesti. Seloste kuvaa, miten Nattarin Huolto Oy käsittelee henkilötietoja isännöinti- ja huoltopalvelujen tuottamisen yhteydessä.

Henkilötietojen käsittely Nattarin Huolto Oy:n (jäljempänä ”huoltoyhtiö”) ja asiakastaloyhtiöiden (jäljempänä ”taloyhtiö”) välillä. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

Nattarin Huolto Oy
Y-tunnus: 0147862–0
Osoite: Holvastintie 6, 36240 Kangasala
Puhelin: 0207 121 422
Sähköposti: toimisto@nattarinhuolto.fi

Tietosuoja-asioista vastaava yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava
Juha Voitila
Puhelin: 0207 121 422
Sähköposti: toimisto@nattarinhuolto.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla isännöinti- ja huoltosopimuksessa mainittujen palvelujen tuottamiseksi. Tietosuoja-asetusten mukaisesti rekisterinpitäjällä tarkoitetaan isännöinti- ja huoltoyhtiötä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohdan:

• b alakohtaan (sopimuksen täytäntöönpano), kun henkilötietoja käsitellään isännöinti- ja huoltosopimuksen mukaisten palvelujen tuottamiseksi,

• c alakohtaan (lakisääteinen velvoite), kun käsittely perustuu lainsäädäntöön, sekä

• f alakohtaan (rekisterinpitäjän oikeutettu etu), kun käsittely on tarpeen huoltoyhtiön tai taloyhtiön oikeuksien ja etujen turvaamiseksi.

Huoltoyhtiö vastaa siitä, että isännöinti- ja huoltoyhtiöllä olevien henkilötietojen käsittely on lainmukaista. Taloyhtiö myötävaikuttaa isännöinti- ja huoltoyrityksen käsittelijätehtävien hoitamiseen (esimerkiksi rekisteröidyn oikeuksien toteutuminen) ja saattaa havaitsemansa käsittelyn riskit viipymättä huoltoyhtiön tietoon.

Käsiteltävät henkilötiedot

Huoltoyhtiössä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja rekisteröityjen ryhmiä:

Asukas- ja osakasluettelo: asukkaan ja/tai osakkaan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä muut palvelun suorittamisen kannalta välttämättömät henkilötiedot.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja saadaan pääasiassa taloyhtiöltä, isännöintiyritykseltä sekä rekisteröidyltä itseltään sopimussuhteen ja palvelujen käytön yhteydessä. Lisäksi tietoja voidaan saada viranomaisilta tai muilta tahoilta lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Henkilötietojen käsittely ja palauttaminen

Huoltoyhtiö käsittelee henkilötietoja vain isännöinti- ja kiinteistöhuoltosopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi ja sovittujen palveluiden tuottamiseksi, huomioiden sopimukset huoltoyhtiön ja taloyhtiön välillä sekä muut mahdolliset taloyhtiön hallituksen toimittamat ohjeet. Huoltoyhtiö käsittelee henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Palvelujen päättyessä huoltoyhtiö luovuttaa käsittelemänsä henkilötiedot taloyhtiölle sekä poistaa tiedot huomioiden laissa mahdollisesti seuraavat säilyttämisvelvoitteet.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista isännöinti- ja huoltosopimuksen mukaisten velvoitteiden hoitamiseksi. Sopimussuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään ainoastaan siltä osin ja sen ajan kuin se on tarpeellista lainsäädännön edellyttämien velvoitteiden täyttämiseksi, kuten kirjanpitoa, laskutusta, perintää ja mahdollisten oikeudellisten vaatimusten käsittelyä varten.

Salassapito ja tietoturva

Huoltoyhtiö varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät ja niitä luovutetaan vain henkilöille, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

Huoltoyhtiö toteuttaa henkilötietojen käsittelyssä tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, kuten ohjeistaa henkilöstönsä ja huolehtii käyttämiensä järjestelmien tietoturvasta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan luovuttaa taloyhtiölle, isännöintiyritykselle, huoltoyhtiön hyväksymille alihankkijoille sekä viranomaisille lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista palvelujen tuottamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Alihankinta ja henkilötietojen siirto Euroopan unionin ulkopuolelle

Huoltoyhtiöllä on oikeus käyttää vain taloyhtiön hyväksymiä alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

• oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä ja tarkastaa itseään koskevat tiedot,

• oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisemista,

• oikeus pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista,

• oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä,

• oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin se on sovellettavissa.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Henkilötietojen antamisen pakollisuus

Henkilötietojen antaminen on osittain sopimukseen ja osittain lainsäädäntöön perustuvaa. Mikäli rekisteröity ei anna palvelujen tuottamisen kannalta välttämättömiä henkilötietoja, huolto- ja isännöintipalveluja ei voida tarjota tai ne voivat olla puutteellisia.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisteröityä koskevaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei suoriteta.

Henkilötietojen käsittely nattarinhuolto.fi -sivustolla

Henkilötietojen suojaus

Sivuston palvelin on SSL-suojattu. Henkilötietoja ei tallenneta sivuston palvelimelle, vaan ne siirretään suojattuun sähköpostipalveluun ja edelleen huoltoyhtiön sisäiseen järjestelmään.

Evästeet

Evästeitä käytetään vain sivuston ylläpitäjien laitteilla. Evästeiden käyttö edellyttää aina käyttäjän suostumusta.

Sivuston lomakkeet on suojattu Googlen reCAPTCHA-palvelulla Googlen tietosuojakäytännön ja palveluehtojen mukaisesti.

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä asioissa voi ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan sähköpostitse osoitteeseen toimisto@nattarinhuolto.fi tai postitse osoitteeseen Nattarin Huolto Oy, Holvastintie 6, 36240 Kangasala.